Loontransparantie in het MKB: welke verplichtingen gelden er echt?

Laatst bijgewerkt: 29 augustus 2026

De meeste artikelen over loontransparantie gaan over werknemers: ben ik onderbetaald, mag ik vragen wat mijn collega verdient. Dit artikel gaat over de andere kant van de tafel. Want de partij die straks moet kunnen uitleggen hoe de salarissen zijn opgebouwd, dat is de werkgever.

Er is sinds juli 2026 een concreter aanknopingspunt dan de Europese richtlijn: het Nederlandse wetsvoorstel ligt bij de Tweede Kamer (Kamerstuk 36949). Dat is de tekst waar je accountant en je jurist straks naar wijzen, en de nummering daarin is een andere dan die van de richtlijn. Dit artikel loopt de verplichtingen langs zoals ze in dat wetsvoorstel staan, met de richtlijn erbij waar dat helpt.

Twee dingen vooraf, want ze bepalen hoeveel werk je hebt. Een deel van de verplichtingen geldt voor iedereen, ongeacht omvang. En het zwaartepunt ligt hoger dan veel MKB-artikelen suggereren: onder de honderd medewerkers heb je geen rapportageplicht, vanaf honderd komen de gezamenlijke loonbeoordeling en de loonkloofrapportage erbij, en vanaf tweehonderdvijftig is die rapportage jaarlijks. Zit je boven de honderd, dan is dit geen leesvoer maar een planning.

In het kort: welke verplichtingen gelden voor wie

Bedrijfsgrootte	Verplichtingen
Elke werkgever	Loonstructuren die gelijk loon voor gelijkwaardig werk waarborgen, categorieën van werknemers die gelijkwaardig werk verrichten, salarisrange in elke vacature, informatierecht voor werknemers
100+ werknemers	Bovenstaande, plus een gezamenlijke loonbeoordeling met de werknemersvertegenwoordiging
100-249 werknemers	Plus loonkloofrapportage elke drie jaar (100-149 start later dan 150-249)
250+ werknemers	Plus loonkloofrapportage elk jaar
Onder de 100 werknemers	Geen rapportage- en beoordelingsplicht, wel alles uit de eerste rij

Let op de eerste rij. Die geldt ook voor het kleinste bedrijf, en er staat meer in dan de meeste samenvattingen laten zien. Naast de bekende salarisrange in je vacature staat daar een verplichting die vaak wordt overgeslagen: het indelen van je mensen in categorieën die gelijk of gelijkwaardig werk verrichten. Dat is geen synoniem voor je loonschalen, en het is de laag waar de informatieverzoeken straks op landen.

De rest van dit artikel loopt die verplichtingen langs en laat zien hoe je eraan werkt zonder een traject van duizenden euro's in te kopen.

Wat het wetsvoorstel van je vraagt

De verplichtingen zijn gelaagd, en het helpt om ze in de juiste volgorde te zien. De eerste twee gelden voor iedereen.

Stap 1: een loonstructuur die gelijkwaardig werk gelijk beloont (artikel 8 lid 1)

De werkgever moet beschikken over loonstructuren die gelijk loon voor gelijke of gelijkwaardige arbeid waarborgen. Volgens de memorie van toelichting geldt dat voor alle organisaties, en die loonstructuur kan ook in een cao zijn opgenomen. Val je onder een cao, dan is deze stap dus grotendeels ingevuld.

De kern is het begrip "werk van gelijke waarde": twee functies die qua zwaarte vergelijkbaar zijn, horen in een vergelijkbare beloningsrange te vallen, ook als de functietitels totaal verschillen. De vier factoren waarop je die waarde bepaalt staan in de wet:

Kennis en vaardigheden. Opleiding, ervaring, certificeringen, talen.
Inspanning. Complexiteit, probleemoplossing, mentale en fysieke belasting.
Verantwoordelijkheid. Aansturing van mensen, budget, scope, impact van fouten.
Arbeidsomstandigheden. Ploegendienst, reizen, fysieke omstandigheden.

Er is geen voorschrift dat je een formeel functiehuissysteem hebt. Wel dat je kunt aantonen dat je loonbeleid op deze criteria rust als een werknemer of een toezichthouder ernaar vraagt.

Stap 2: categorieën van gelijkwaardig werk (artikel 10b)

Dit is de stap die de meeste samenvattingen overslaan, en het is de stap die bij jou blijft liggen. De werkgever stelt zelf de categorieën van werknemers vast die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Een cao kan stap 1 invullen; stap 2 blijft in alle gevallen bij de werkgever.

Een categorie is niet hetzelfde als een functietitel, een afdeling of een loonschaal. Twee functies kunnen een andere titel hebben en toch gelijkwaardig zijn, en werknemers kunnen in dezelfde schaal zitten zonder tot dezelfde categorie te horen. De memorie van toelichting noemt een fotojournalist en een lezersredacteur, beiden op niveau 6 van de cao Uitgeverijbedrijf, als voorbeeld van twee categorieën binnen één schaal.

Heb je een cao en denk je daarmee klaar te zijn, lees dan wat een cao wél en niet voor je regelt. Dat is het meest gemaakte misverstand op dit onderwerp.

Voor iedereen: de vacature en het informatierecht

Salarisrange in vacatures. Vóór of in elke vacature moet je een salarisrange of -indicatie publiceren. Dat kan de range zijn, maar ook het startloon. Wat niet mag: vragen wat de kandidaat nu verdient als basis voor het aanbod.

Informatierecht. Werknemers krijgen het recht om op te vragen wat het naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loon is van collega's in hun categorie. Je moet dat binnen een redelijke termijn aanleveren. Bij kleine groepen botst dat op de AVG, want een gemiddelde over twee mensen is geen gemiddelde meer. Hoe dat uitpakt staat in de loontransparantiewet in begrijpelijke taal en in wat je antwoordt op zo'n verzoek.

Vanaf 100 medewerkers: de gezamenlijke loonbeoordeling

Boven de 100 komt er een zwaardere verplichting bij: een gezamenlijke loonbeoordeling met de werknemersvertegenwoordiging. Daarin documenteer je de loonverschillen tussen mannen en vrouwen per categorie, analyseer je de oorzaken en stel je maatregelen voor.

Let op wie er dan meekijkt. Over het functiewaarderingssysteem heeft je ondernemingsraad geen instemmingsrecht zolang dat in de cao is geregeld, maar bij het vaststellen van de categorieën, de beloningscriteria en de rapportage wordt de OR wél betrokken. De laag die je zelf moet maken is dus precies de laag waarover je verantwoording aflegt.

Vanaf 100 medewerkers: loonkloofrapportage

250 of meer werknemers: jaarlijks rapporteren
150-249 werknemers: elke drie jaar
100-149 werknemers: elke drie jaar, maar deze groep start later dan de groep daarboven
Minder dan 100 werknemers: geen rapportageplicht

De rapportage rekent met vastgestelde formules over vastgestelde loonbegrippen, en vraagt zowel het gemiddelde als de mediaan. Dat is een rekenklus, maar het is niet de moeilijke stap. De moeilijke stap is de indeling eronder, want zonder categorieën heb je niets om over te rapporteren.

Tijdlijn

De Europese omzettingsdeadline van 7 juni 2026 is verstreken. Het Nederlandse wetsvoorstel ligt bij de Tweede Kamer en is nog niet aangenomen; de beoogde inwerkingtreding is 1 januari 2027, een termijn die de minister zelf krap heeft genoemd. Uitstel is door de Europese Commissie afgewezen.

Wat er precies in het voorstel staat en wat er nog kan veranderen, lees je in het wetsvoorstel loontransparantie bij de Tweede Kamer.

Dat klinkt als ruimte. Maar als je rapportageplichtig bent, is je eerste rapportage een optelsom over een jaar dat straks al begonnen is, en de indeling waarop je rapporteert moet er dan al liggen.

Wat dit betekent, per omvang

Onder de honderd. Je hebt geen rapportageplicht en geen gezamenlijke loonbeoordeling. Wat je wel hebt: een salarisrange in elke vacature, een indeling in categorieën, en het vermogen om op verzoek uit te leggen waarom collega X meer verdient dan collega Y in een vergelijkbare rol. Dat is minder werk dan een compleet traject, maar het is niet niets, en het eerste informatieverzoek komt op een moment dat jij niet kiest.

Vanaf honderd. Hier verandert de aard van het werk. De categorieën zijn dan niet alleen een antwoord op een vraag van één medewerker, maar de as waarlangs je rapporteert en waarover je met de ondernemingsraad in gesprek gaat. Een indeling die je achteraf moet repareren omdat de OR er niet in meegaat, is duurder dan een indeling die je vooraf kunt uitleggen. En reparatie loopt in de praktijk één kant op: iemand omlaag indelen doe je niet.

In beide gevallen komt het op hetzelfde neer. Je hebt een verdedigbare range nodig en geen willekeurig getal, en je hebt gedocumenteerde criteria nodig. De vorm is niet voorgeschreven, maar in de praktijk is een functiehuis de sterkste manier om dat bewijs te leveren: het legt de onderlinge verhoudingen vast op dezelfde vier factoren die de wet zelf noemt.

Waarom losse salarissen het probleem niet oplossen

De reflex van veel werkgevers is: ik kijk per functie wat de markt betaalt en daar ga ik op zitten. Dat is een goed begin, maar het is niet genoeg. Losse marktranges kunnen elkaar namelijk tegenspreken.

Een voorbeeld. Je kijkt los naar "senior monteur" en los naar "teamleider planning". Twee aparte zoekopdrachten, twee aparte bronnen, en zonder dat je het merkt komt de monteur hoger uit dan de teamleider, terwijl de teamleider in jouw bedrijf duidelijk meer verantwoordelijkheid draagt. Op het moment dat een werknemer dat naast elkaar legt, heb je geen verdedigbaar verhaal meer.

Dit is waarom een functiehuis het echte antwoord is. Een functiehuis rangschikt al je functies op één schaal, op basis van die vier factoren, zodat de onderlinge verhouding klopt. Niet "wat betaalt de markt voor functie X", maar "hoe verhouden al mijn functies zich tot elkaar, en sluiten de banden logisch op elkaar aan".

Twee dingen die vaak misgaan

Een geldende cao is je sterkste anker, maar niet je hele antwoord. Valt je bedrijf onder een bindende cao, dan liggen de schalen en de bedragen er al. Dat is de meest verdedigbare uitkomst die er bestaat, want ze zijn collectief onderhandeld. Begin daar, en gebruik een markttoets alleen voor functies die de cao niet of onvoldoende dekt. Waar de cao je niet bij helpt is de indeling in categorieën van gelijkwaardig werk, en bij de vraag of elke functie vandaag nog in de juiste schaal zit.

Bestaande salarissen zijn persoonsgegevens, maar dat is geen reden om een verzoek te weigeren. Twee situaties die vaak door elkaar lopen.

Bij het bouwen van je functiehuis heb je die individuele bedragen niet nodig. Werk daar met een gemiddelde of een band per functie en houd namen erbuiten. Dat is dataminimalisatie: je verwerkt niet meer dan waar het bouwen om vraagt. Wij hanteren daarom een ondergrens van drie personen voordat we een groepsgemiddelde tonen, en dat is onze eigen keuze, geen wettelijk minimum.

Bij het beantwoorden van een informatieverzoek ligt het precies andersom, en dit is waar veel werkgevers de verkeerde afslag nemen. De richtlijn gaf lidstaten de mogelijkheid om gegevens over heel kleine categorieën alleen aan de werknemersvertegenwoordiging of de toezichthouder te laten verstrekken. Nederland heeft die optie niet overgenomen. Is de categorie zo klein dat het gemiddelde herleidbaar is tot één persoon, dan is dat dus geen grond om niets te verstrekken. Je verstrekt het gemiddelde en je vermeldt erbij dat de groep klein is. Weigeren op privacygronden is niet de route die de Nederlandse tekst je biedt.

Hoe je dit aanpakt zonder consultant

Een klassiek functiewaarderingstraject (ORBA, Hay) via een bureau kost al snel duizenden euro's en weken doorlooptijd. Voor een bedrijf van vijftien man is dat niet realistisch. Maar de onderliggende methode, functies wegen op de vier wettelijke factoren en daar consistente banden van maken, is wel degelijk te doen.

Dat is precies waarvoor we employers.aycabtu.com hebben gebouwd. De aanpak in het kort:

Begin met één functie. Plak de vacaturetekst of het functieprofiel. De tool haalt er automatisch het niveau, de scope en de vereiste vaardigheden uit en zet ze in de vier factoren.
Jij bevestigt en corrigeert. Klopt de inschatting van verantwoordelijkheid, opleiding en arbeidsomstandigheden? Het ingevulde formulier is meteen je compliance-document: de objectieve criteria die je straks toegankelijk moet kunnen maken op verzoek van een werknemer.
Je krijgt een onderbouwde band. Minimum, mediaan en maximum met treden, de criteria waarop de band rust, een cao-notitie, een kant-en-klare salarisregel voor in je vacature, en bronvermelding.
Voeg er nog twee toe en bouw je functiehuis gratis. Met drie functies kan de weging iets relatiefs zeggen, en vanaf daar bouwen we je eerste functiehuis gratis. Je past de weging per functie zelf nog aan als je het ergens niet mee eens bent. Wat je terugkrijgt is één ladder met een range per schaal, per functie de onderbouwing, en de categorieën van gelijkwaardig werk die uit de weging volgen. Dat laatste is de laag die je cao niet levert.
Schaal daarna op naar je hele bedrijf. Je begint niet opnieuw: dezelfde drie functies blijven staan, inclusief je eigen correcties, en je vult aan met de rest. Bij elke wijziging wordt het hele huis opnieuw doorgerekend, zodat de onderlinge verhoudingen blijven kloppen.

Wil je eerst zien hoe zo'n uitkomst eruitziet, bekijk dan het voorbeeld-functiehuis van een installatie-MKB met vijf functies.

Wat het kost

Je eerste functiehuis van drie functies bouwen we gratis, op je eigen functies. Niet het voorbeeld van iemand anders: dezelfde weging op de vier factoren, dezelfde salarisladder, en per functie de onderbouwing waarom hij daar staat. Het volledige resultaat zie je op het scherm. Wat er niet bij zit is de Loonverantwoording als PDF, want dat is het document dat het abonnement verkoopt. Wil je losse functies laten wegen zonder huis, dan is de eerste gratis en kost elke volgende 24,95 euro, zonder abonnement.

Wil je in één keer je hele bedrijf in kaart, dan kost een functiehuis 1.995 euro per jaar tot tien functies, of 2.995 euro tot vijfentwintig. Daarin zit het volledige functiehuis én de Loonverantwoording, een downloadbaar PDF-document met de gehanteerde methode, de gewogen scores per functie op de vier wettelijke factoren, de criteria per schaal en een compliance-sectie. Dat is het document dat je kunt overleggen als een werknemer zijn informatierecht inroept, of als je je loonbeleid moet verantwoorden. Bijwerken als functies veranderen zit erin, net als de kwartaalscan die je bedragen bijhoudt. Zeg je op, dan blijven je functiehuis en je Loonverantwoording van jou.

De kern

Elk bedrijf, ook het kleinste, moet twee dingen kunnen: een salarisrange in elke vacature zetten, en uitleggen op welke objectieve criteria de beloning rust. Daaronder ligt een stap die een cao niet voor je doet: je mensen indelen in categorieën die gelijkwaardig werk verrichten. Vanaf honderd medewerkers is die indeling bovendien de basis van je rapportage.

De wet schrijft niet voor hoe je dat documenteert. Maar een functiehuis gebouwd op de vier wettelijke factoren is de sterkste vorm van dat bewijs, het levert de categorieën waarop de informatieverzoeken landen, en het geeft meteen de ranges die je in je vacatures nodig hebt.

Bouw gratis je functiehuis van drie functies →

Aycabtu levert de weging, de categorieën en de documentatie eronder. Of je daarmee aan al je verplichtingen toekomt, hangt ook af van wat je met je beloning doet en van je overige verplichtingen. Dit artikel is informatie met bronverwijzing, geen juridisch advies.