Een werknemer vraagt naar het salaris van collega's: wat moet je antwoorden?

Over de salarisrange in de vacature is inmiddels veel geschreven. Over een andere verplichting uit de loontransparantiewet vrijwel niets, terwijl die je op een willekeurige dinsdag kan overvallen: een werknemer die vraagt wat collega's met gelijk of gelijkwaardig werk gemiddeld verdienen, uitgesplitst naar mannen en vrouwen. Vanaf de invoering heb je dan een wettelijke termijn om te antwoorden.

Dit is het recht op informatie uit het wetsvoorstel loontransparantie (dossier 36949, beoogde ingangsdatum 1 januari 2027). Dit artikel legt uit wat het precies inhoudt, welke valkuil de meeste werkgevers niet zien aankomen, en hoe je een verzoek beantwoordt zonder dat het een middag speurwerk wordt.

Wat een werknemer precies mag opvragen

De kern staat in artikel 10b lid 1 Wgbmv: een werknemer heeft recht op de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loonniveaus voor de categorie werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk verricht als hij. Daarnaast heeft hij recht op de objectieve criteria waarop zijn beloning en loonontwikkeling zijn gebaseerd.

Let op wat er wél en niet gevraagd wordt. Het gaat om een gemiddelde per categorie, niet om het salaris van één aanwijsbare collega. De werknemer mag dus weten dat mannen in zijn categorie gemiddeld X verdienen en vrouwen gemiddeld Y, zodat hij kan beoordelen of er een onverklaarbaar verschil zit. Hij krijgt geen namenlijst met bedragen.

Belangrijk: dit recht geldt voor elke werkgever, ongeacht omvang. De rapportageplicht over de loonkloof begint pas bij 100 werknemers, maar het informatierecht van de individuele werknemer geldt ook voor een bedrijf met acht mensen.

Twee termijnen die je moet halen

Het informatierecht kent twee kanten, en werkgevers vergeten meestal de tweede.

• Reactief (lid 3). Komt er een verzoek binnen, dan verstrek je de informatie binnen een redelijke termijn, uiterlijk twee maanden na de datum van het verzoek.
• Actief (lid 4). Daarnaast moet je werknemers jaarlijks uit zichzelf informeren dat dit recht bestaat en hoe ze het kunnen uitoefenen. Je wacht dus niet passief af tot iemand aanklopt; je wijst je mensen er één keer per jaar actief op.

Die actieve plicht is makkelijk over het hoofd te zien, terwijl hij met één interne mededeling per jaar is af te vinken.

De valkuil: de kleine categorie

Hier gaat het in de praktijk mis. Stel, de categorie waar de aanvrager in valt telt maar twee mensen. Of er zit precies één vrouw in. Dan is het gemiddelde geen anoniem cijfer meer: de aanvrager kan het loon van een herkenbare collega eruit herleiden. Bij twee mensen trekt hij zijn eigen salaris ervan af en houdt hij dat van de ander over. Bij een subgroep van één ís dat ene salaris meteen het gemiddelde.

De reflex van veel werkgevers is dan: dit mag ik niet delen, of ik geef alleen een totaal zonder uitsplitsing. Dat is onjuist. De Europese richtlijn gaf lidstaten de optie om zulke herleidbare gegevens te beperken tot de werknemersvertegenwoordiging of de inspectie. Nederland heeft die uitzondering niet overgenomen. Je moet de informatie dus tóch verstrekken, ook als de categorie klein is.

Wat je wél doet, is de grondslag en het doel benoemen. De informatie kan een persoonsgegeven worden in de zin van de AVG; de grondslag voor die verwerking ligt in je wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Daarbij hoort een doelbinding: de werknemer mag de gegevens uitsluitend gebruiken om gelijke beloning voor gelijk of gelijkwaardig werk te beoordelen. Je weigert dus niet, je verstrekt met een nette toelichting.

Snel een onderbouwd antwoord opstellen? In het functiehuis leidt de tool de categorie automatisch af en zet de wettelijke grondslag erbij. Bekijk het functiehuis →

Wat je achter het gemiddelde moet kunnen laten zien

Een gemiddelde noemen is niet genoeg. De werknemer heeft ook recht op de objectieve criteria, en jij moet kunnen uitleggen waaróm bepaalde functies in dezelfde categorie zitten. Artikel 4 lid 4 van de richtlijn vraagt dat de categorieën op een niet-willekeurige manier zijn gevormd, op basis van objectieve, sekseneutrale criteria. In de praktijk zijn dat de vier bekende factoren:

1. Kennis en vaardigheden
2. Inspanning
3. Verantwoordelijkheid
4. Arbeidsomstandigheden

Zonder een systeem van functiewaardering heb je geen categorieën van gelijkwaardig werk, en zonder categorieën kun je het gemiddelde niet eens berekenen, laat staan onderbouwen. Het informatierecht valt of staat dus met de onderbouwing die eronder ligt. (Hoe je die onderbouwing als mkb-werkgever opzet, staat in wat de loontransparantiewet écht van het mkb vraagt.)

En bewaar je antwoord. Elk beantwoord verzoek is het gedateerde bewijs dat je binnen de termijn hebt gereageerd. Vraagt de werknemer, de OR of straks een toezichthouder erom, dan wil je kunnen laten zien wanneer je wat hebt verstrekt.

Hoe je dit in aycabtu regelt

In het functiehuis op employers.aycabtu.com zit hiervoor een apart tabblad, Informatieverzoeken. De flow is opzettelijk kort:

1. Je kiest de functie van de werknemer die het verzoek deed. De tool leidt daaruit de categorie van gelijkwaardig werk af, op basis van de weging die al in je functiehuis zit.
2. Je vult het enige in wat de tool niet zelf weet: de twee gemiddelde bedragen, één voor de mannen en één voor de vrouwen in die categorie.
3. Je krijgt een formele PDF-brief terug met het gemiddelde per geslacht, de objectieve criteria achter de indeling, de wettelijke basis, en waar nodig automatisch de herleidbaarheids-toelichting met de AVG-grondslag erbij.

Elk antwoord komt in een gedateerd logboek als bewijsdossier, en er staat een kant-en-klare tekst klaar voor de jaarlijkse actieve informatieplicht die je intern kunt rondsturen. De tool bewaart bewust geen individuele salarissen of namen, alleen de twee gemiddelden en de aantallen. Je blijft daarmee aan de veilige kant van de privacyregels.

Het informatierecht zit inbegrepen bij een functiehuis; er komt geen los tarief bij kijken. Wil je eerst zien hoe zo'n functiehuis eruitziet, bekijk dan het voorbeeld-functiehuis.

De kern

Het recht op informatie is het minst besproken onderdeel van de loontransparantiewet en tegelijk het onderdeel dat je op een gewone werkdag kan overvallen. Je moet binnen twee maanden antwoorden, je moet je werknemers er jaarlijks actief op wijzen, en je moet ook de kleine, herleidbare categorie gewoon verstrekken. Dat lukt alleen als de onderbouwing eronder klopt: een functiewaardering op objectieve, sekseneutrale criteria, met categorieën die je kunt uitleggen.

Wie dat één keer goed neerzet, verandert zo'n verzoek van een schrikmoment in een invuloefening van twee minuten.

(Meer over wat er precies in het wetsvoorstel staat, lees je in het wetsvoorstel loontransparantie ligt bij de Tweede Kamer. De volledige uitleg van de wet in begrijpelijke taal staat op de loontransparantiewet-pagina.)

Bouw je functiehuis en beantwoord informatieverzoeken zonder gedoe →