De weging zegt A, jullie spreken B af. Wie stelt de indeling vast?

Je hebt je functies gewogen. De uitkomst zet twee functies in verschillende categorieën. En aan tafel, met je ondernemingsraad erbij, is iedereen het erover eens dat die twee functies in de praktijk gelijkwaardig zijn.

Wie heeft er dan gelijk?

Deze vraag komt in bijna elk functiehuis-traject een keer langs, en hij is minder technisch dan hij lijkt. Het antwoord bepaalt namelijk wat je instrument eigenlijk is: een beslisser of een hulpmiddel.

De indeling is een besluit, geen uitkomst

Het wetsvoorstel loontransparantie (Kamerstuk 36949) vraagt van de werkgever dat hij categorieën van werknemers vaststelt die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Dat werkwoord is de kern: vaststellen. Er staat niet dat je ze berekent.

Zo lezen wij de toelichting in elk geval, en het sluit aan bij waar de ondernemingsraad in beeld komt. Over het functiewaarderingssysteem zelf heeft de OR geen instemmingsrecht zolang dat in de cao is geregeld, want daar zitten de vakbonden aan tafel. Maar bij het vaststellen van de categorieën, de objectieve beloningscriteria en de aanpak van ongerechtvaardigde loonverschillen wordt de ondernemingsraad wél betrokken. Precies de laag die je cao niet levert, is de laag waar je OR over meepraat. Dat staat verder uitgewerkt in wij vallen onder een cao, zijn we dan klaar met loontransparantie.

Daar volgt iets praktisch uit. Als werkgever en OR samen vaststellen dat twee functies in dezelfde categorie horen, dan is dat de indeling. Een scoringsmodel dat daar overheen walst levert geen betere meting. Het levert een uitkomst die niemand aan tafel herkent.

Waarom de volgorde uitmaakt

Hier zit de fout die makkelijk te maken is, en wij hebben hem zelf eerst gemaakt.

De intuïtieve bouwwijze is: laat het model alle functies groeperen op hun weging, en geef de gebruiker daarna een knop om het resultaat aan te passen. Dat klinkt redelijk en het werkt niet. Het model groepeert namelijk op onderlinge afstand. Haal je er achteraf twee functies uit en plak je ze ergens anders, dan verschuiven de grenzen van de categorieën eromheen mee en krijg je een indeling waarvan niemand meer kan uitleggen hoe hij tot stand kwam.

De werkbare volgorde is omgekeerd. Eerst gaan de functies apart waarvoor jullie zelf hebben vastgesteld in welke categorie ze horen. Die blijven staan zoals afgesproken en doen niet meer mee in de berekening. Pas met de functies die overblijven gaat het model rekenen en groeperen.

Het verschil klinkt als een detail en het bepaalt of je de indeling een jaar later nog kunt navertellen.

Afwijken mag, maar het moet navertelbaar zijn

Een afwijking van de rekenuitkomst is geen zwaktebod. Er zijn goede redenen voor, en de meeste ervan zijn dingen die een model niet kan weten:

• De functiebeschrijving is verouderd en dekt niet meer wat iemand echt doet.
• Twee functies verschillen op papier maar rouleren in de praktijk over dezelfde taken.
• Er is een historische afspraak met de OR waar jullie niet eenzijdig van weg willen.
• Het verschil dat het model meet is reëel, maar te klein om er een aparte categorie op te baseren.

Wat in alle vier de gevallen telt, is dat de reden is opgeschreven op het moment dat het besluit viel. Niet achteraf gereconstrueerd. Een indeling waarvan de volgorde niet meer te herleiden is, staat zwakker tegenover een ondernemingsraad, een toezichthouder of een rechter dan een indeling met een gedateerd spoor eronder.

Daarom leggen wij elke handmatige indeling vast met de reden die de werkgever erbij gaf en de datum waarop dat gebeurde, in een registratie waar niets uit verdwijnt. Een correctie is een nieuwe regel, want dat is wat een registratie is. En het moment waarop de indeling is vastgesteld staat er apart in, zodat zichtbaar blijft wat daarna nog veranderde.

Of dat na de loondata gebeurde is precies de vraag die een OR als eerste stelt. Een indeling die aantoonbaar tot stand kwam voordat de bedragen op tafel lagen, is een ander gesprek dan een indeling die daarna nog is bijgesteld.

Wat een instrument hier niet kan

Eerlijk over de grens: wij toetsen een handmatige indeling niet inhoudelijk. Voeg je twee functies samen die inhoudelijk ver uit elkaar liggen, dan gaat er geen alarm af. Er wordt alleen vastgelegd dat jullie het zo besloten hebben en waarom.

Dat is een bewuste keuze en geen tekortkoming. Een instrument dat jullie afspraak overruled, maakt de afspraak waardeloos. Maar het betekent wel dat de verantwoordelijkheid voor een afwijking bij de werkgever en de OR ligt, en niet bij de software. Wie er veel van maakt, houdt uiteindelijk geen methode over maar een lijst voorkeuren.

Een bruikbare toets is deze: kun je aan iemand die er niet bij zat uitleggen waarom deze twee functies samen zijn ingedeeld, zonder te verwijzen naar wat het systeem zei? Kan dat niet, dan is het waarschijnlijk geen afspraak maar een gewoonte.

Hoe je dit aan je OR uitlegt

De zin die het slechtst werkt in een OR-overleg is "dit is wat het systeem zei". Hij nodigt uit tot precies de discussie die je niet wilt, namelijk een discussie over het systeem in plaats van over het werk.

Wat wel werkt is de indeling per categorie langslopen met de onderbouwing erbij: op welke van de vier wettelijke factoren deze functies op elkaar lijken, waar ze verschillen, en waarom dat verschil wel of niet groot genoeg was voor een eigen categorie. Hoe je twee functies daadwerkelijk naast elkaar legt staat in wanneer is werk gelijkwaardig.

Bij de functies die jullie samen anders hebben ingedeeld is dat gesprek het kortst, want daar is de onderbouwing het besluit zelf. Dat is geen zwakke plek in je dossier. Dat is het enige deel waar de OR medeplichtig aan is.

Wat je nu kunt doen

1. Spreek af wie de indeling vaststelt voordat je gaat wegen. Dat is een besluit van werkgever en OR, niet de uitvoer van een model.
2. Zet handmatige indelingen vóór de berekening, niet erna, zodat de rest van de indeling er niet door verschuift.
3. Noteer bij elke afwijking de reden op het moment zelf, met datum.
4. Leg vast wanneer de indeling is vastgesteld, en houd bij wat er daarna nog veranderde.
5. Loop de categorieën met je OR langs op de onderbouwing, niet op de uitkomst.

Het wetsvoorstel ligt bij de Tweede Kamer en is nog niet aangenomen; de beoogde inwerkingtreding is 1 januari 2027.

Aycabtu levert de weging, de categorieën en de documentatie eronder. De indeling stelt u vast. Dit artikel is informatie met bronverwijzing, geen juridisch advies.