Een functiehuis maken in één dag: stappenplan voor het MKB

Vraag een consultant om een functiehuis en je krijgt een offerte vanaf 5.000 euro en een doorlooptijd van zes tot acht weken. Voor een concern met honderden functies is dat logisch. Voor een MKB-bedrijf met 10 tot 40 functies is het vooral de reden om het uit te stellen.

En uitstellen wordt duur. De EU-loontransparantierichtlijn verplicht je vanaf 2027 om een salarisrange in elke vacature te zetten en om uit te kunnen leggen hoe functies zich tot elkaar verhouden. Dat lukt niet met losse ranges per vacature; daarvoor heb je een consistente ladder nodig.

Het goede nieuws: voor een bedrijf van die omvang is een functiehuis geen project van weken. Met de juiste voorbereiding doe je het in één werkdag. Dit is het stappenplan.

Wat is een functiehuis precies?

Een functiehuis rangschikt alle functies in je bedrijf op één consistente ladder. Per schaal hoort daar een salarisband bij (minimum, mediaan, maximum) en de objectieve criteria die bepalen waarom een functie in die schaal valt.

De loontransparantiewet vraagt om precies die structuur:

• Artikel 4: je beloning moet rusten op objectieve, sekseneutrale criteria, gewogen op vier wettelijke factoren (kennis en vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid, arbeidsomstandigheden).
• Artikel 7: werknemers mogen vragen wat collega's met gelijkwaardig werk gemiddeld verdienen. Je moet kunnen uitleggen waarom functie X anders beloond wordt dan functie Y.

Losse marktranges per functie kunnen elkaar tegenspreken. Een functiehuis voorkomt dat, omdat alle functies op dezelfde factoren gewogen zijn.

Waarom doet een consultant er acht weken over?

Een klassiek functiewaarderingstraject bestaat uit intakegesprekken, interviews per functiegroep, wegingsrondes, kalibratiesessies met het management en een eindrapport. Het meeste daarvan is geen werktijd maar doorlooptijd: agenda's die niet matchen, tussenrapporten die op akkoord wachten.

De methode zelf (functies wegen op vaste factoren en op een ladder plaatsen) is niet het trage deel. Wie de functieprofielen al heeft en de weging digitaal laat voorbereiden, houdt vooral het deel over waar het eigen oordeel telt: controleren of de verhoudingen kloppen.

Het stappenplan: een functiehuis in één werkdag

Vooraf: verzamel je functieprofielen (1 tot 2 uur, eerder die week)

Dit is de enige echte voorbereiding. Verzamel per functie wat je hebt: een vacaturetekst, een functieomschrijving, of desnoods een paar regels over wat iemand doet en aan wie diegene rapporteert.

Twee tips:

• Combineer vergelijkbare rollen. "Verkoper binnendienst" en "commercieel medewerker binnendienst" zijn waarschijnlijk één functie. Minder functies betekent een strakkere ladder.
• Perfectie is niet nodig. Een verouderde omschrijving is een prima startpunt; je controleert de inhoud later op de dag toch nog.

9:00 uur: importeer alle functies in één keer

Upload of plak alle profielen tegelijk. De tool haalt er per functie automatisch het niveau, de scope en de vereiste vaardigheden uit. Voor 20 functies ben je hier geen uren mee bezig; het meeste werk gebeurt terwijl jij koffie haalt.

10:00 uur: controleer de vier wettelijke factoren per functie

Per functie zie je hoe die scoort op kennis en vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden. Dit is het deel waar jouw kennis van het bedrijf telt: klopt het dat de werkvoorbereider meer verantwoordelijkheid draagt dan de monteur? Heeft de buitendienst zwaardere arbeidsomstandigheden dan kantoor?

Reken op 5 tot 10 minuten per functie. Voor 20 functies ben je rond de lunch klaar.

13:00 uur: bekijk de ladder en de onderlinge verhoudingen

Nu staan alle functies op één ladder. Dit is het moment voor de belangrijkste controle, dezelfde die een consultant in een kalibratiesessie doet:

• Staat elke leidinggevende boven de mensen die hij of zij aanstuurt?
• Kloppen de verhoudingen tussen afdelingen? (Een senior administrateur en een senior monteur kunnen prima in dezelfde schaal vallen.)
• Zitten er functies onverwacht hoog of laag? Dan is meestal de invoer onvolledig, niet de weging fout.

15:00 uur: toets de banden aan CAO en markt

Per schaal krijg je een salarisband, onderbouwd met controleerbare bronnen zoals CBS-loonstructuurdata en WageIndicator. Valt je bedrijf onder een CAO, dan geldt die als bindende ondergrens; de markt bepaalt hoe ver je daarboven uitloopt. Controleer of de banden aansluiten bij wat je nu betaalt. Grote afwijkingen wil je kennen vóór je publiceert, niet erna.

16:00 uur: genereer de Loonverantwoording

Het sluitstuk is één document: de methode, de gewogen scores per functie, de criteria per schaal en de gebruikte bronnen. Dit is het bewijsstuk dat je overlegt als een medewerker, de OR of een inspecteur vraagt waar je beloning op rust.

Bekijk een voorbeeld-Loonverantwoording (PDF), zonder login of creditcard.

Blijft dit wel verdedigbaar?

Eerlijke vraag, want snelheid mag niet ten koste gaan van de onderbouwing. Drie redenen waarom het standhoudt:

1. Dezelfde methode als de consultant. De weging gebruikt de vier factoren die de richtlijn voorschrijft, in lijn met erkende systemen als ORBA en Hay. Het verschil zit in de doorlooptijd, niet in de methodiek.
2. Controleerbare bronnen. Elke band verwijst naar de gebruikte marktdata en CAO-schalen. Geen verzonnen getallen.
3. Jij bevestigt elke stap. De tool bereidt voor, jij beoordeelt. De weging die in de Loonverantwoording staat, is de weging die jij hebt goedgekeurd.

Wat kost het?

	Doorlooptijd	Kosten
HR-consultant	6 tot 8 weken	vanaf EUR 5.000, eenmalig
Grading-software (abonnement)	weken, plus implementatie	vanaf circa EUR 2.700 per jaar
Aycabtu functiehuis-pakket	1 werkdag	eenmalig EUR 395 (tot 10 functies), EUR 595 (tot 25) of EUR 950 (groter)

Elk pakket bevat een tegoed aan functie-analyses, de complete Loonverantwoording als PDF en het eerste jaar gratis bijwerken. Eerst zien hoe het werkt? Je eerste functie-analyse is gratis, zonder creditcard.

Probeer gratis met 1 functie

Veelgestelde vragen

Lukt het echt in één dag?
Voor 10 tot 40 functies wel, mits je de functieprofielen vooraf hebt verzameld. De grootste tijdpost is jouw eigen controle van de wegingen en verhoudingen, niet het genereren zelf.

Wat als ik geen functieomschrijvingen heb?
Een vacaturetekst volstaat als startpunt, of een paar regels per functie over taken en rapportagelijn. De tool haalt daar de relevante kenmerken uit en jij vult aan waar nodig.

Wij vallen onder een CAO. Heeft een functiehuis dan zin?
Juist dan. De CAO geeft je de schalen, maar zegt niet welke van jouw functies in welke schaal hoort. Het functiehuis legt die koppeling vast met de onderbouwing erbij, en vult aan met marktdata voor functies die de CAO niet dekt.

Moet ik het functiehuis daarna onderhouden?
Ja, maar beperkt: nieuwe functies toevoegen en jaarlijks de banden tegen de actuele markt houden. Dat is bijwerken, geen nieuw traject. Het eerste jaar is bijwerken gratis.

Hoe verhoudt dit zich tot een Functieonderbouwing per vacature?
De Functieonderbouwing is het document voor één functie of vacature; het functiehuis plaatst al je functies in samenhang. Begin je net, lees dan eerst het echte voorbeeld van een Functieonderbouwing.

Meer weten over wat de wet precies voorschrijft? Lees wat de loontransparantierichtlijn per artikel van het MKB vraagt.

Opgesteld via aycabtu.com, EU-loontransparantie voor het MKB.