Van AFAS-export naar een gevuld functiehuis in minuten (zonder je loondata weg te geven)

Je hebt je functiehuis opgezet: functies gewogen, ingedeeld, salarisbanden eromheen. Dan komt het saaie deel. Om de loontransparantieplicht te kunnen dragen moet je per functie weten hoeveel mannen en vrouwen er zitten en wat ze gemiddeld verdienen. Dat met de hand overtikken uit je salarissysteem is monnikenwerk, en één typefout ondermijnt precies de onderbouwing die je nodig hebt.

Het gekke is: die getallen staan al klaar. Je salarissysteem (AFAS en de meeste andere pakketten) exporteert in een paar klikken een overzicht van je medewerkers met functie, geslacht en salaris. De vraag is alleen hoe je dat in je functiehuis krijgt zonder het over te typen, en zonder een berg gevoelige loondata de deur uit te sturen.

Daar is de payroll-import voor. Dit artikel legt uit hoe het werkt en, net zo belangrijk, waarom je loondata je eigen computer niet verlaat.

Het probleem met loondata: privacy botst met gemak

De meeste tools die "koppel je salarissysteem" beloven, doen dat door je hele bestand naar hun server te sturen. Handig, maar juridisch een probleem: op dat moment verwerkt die leverancier de individuele salarissen en namen van je medewerkers. Dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig, en valt je onder alle bijbehorende AVG-verplichtingen.

Dat wilden we niet. Het uitgangspunt van aycabtu is dat we geen individuele persoonsgegevens verwerken, alleen functieomschrijvingen en geaggregeerde tellingen. Een payroll-import mag dat niet breken.

De oplossing zit in waar het rekenwerk gebeurt.

Hoe het werkt: het rekenen gebeurt in je browser

Als je je export uploadt, wordt het bestand niet naar de server gestuurd. Het wordt in je browser ingelezen en daar meteen samengevat tot geaggregeerde cijfers per functie. Alleen die samenvatting (het aantal mannen, het aantal vrouwen en het gemiddelde loon per functie) gaat naar je functiehuis. De regels met individuele namen en salarissen blijven op je eigen computer en worden nooit verstuurd.

In drie stappen:

Exporteer uit je salarissysteem. In AFAS (of een ander pakket) maak je een CSV-export met per medewerker de functie, het geslacht en het brutoloon. Meer velden mogen erin zitten, die negeren we.
Upload en bevestig de kolommen. De import-kaart bovenaan de Categorieen-tab vraagt je even te bevestigen welke kolom de functie is, welke het geslacht en welke het loon. Dat is de enige handmatige stap.
Je functiehuis vult zichzelf. Per functie verschijnen de aantallen m/v en het gemiddelde loon, als een read-only kolom naast je categorieen. Klaar.

Functies uit je export worden gekoppeld aan de functies die al in je functiehuis staan. Herkent de import een functie niet, dan krijg je een nette waarschuwing in plaats van een verkeerde koppeling.

De ingebouwde privacy-grenzen

Omdat een gemiddelde van een heel kleine groep alsnog naar een persoon te herleiden is, zitten er twee harde grenzen in:

Geen minimum of maximum. We slaan alleen het gemiddelde op, nooit het hoogste of laagste salaris. Anders zou je feitelijk het exacte loon van je topverdiener bewaren.
Alleen gemiddelden bij groepen vanaf twee. Zit er in een functie maar één man of één vrouw, dan is het "gemiddelde" gewoon dat ene salaris. In dat geval berekenen we het niet. Zo blijft een cijfer altijd een groepscijfer.

Het resultaat: je functiehuis is gevuld met precies de geaggregeerde cijfers die de wet van je vraagt, en geen enkel individueel salaris heeft je systeem verlaten. Geen verwerkersovereenkomst nodig, omdat er niets te verwerken viel.

Bonus: je informatieverzoek-formulier vult mee

Werknemers hebben het recht om te vragen wat collega's met gelijkwaardig werk gemiddeld verdienen, uitgesplitst naar man en vrouw. Zodra je de payroll-import hebt gedraaid, is dat antwoord er al: het informatieverzoek-formulier vult het gemiddelde loon per geslacht automatisch in zodra je een functie kiest. Vraag een werknemer erom, dan heb je het antwoord met een paar klikken, inclusief bewijs-logboek.

Vul je functiehuis uit je eigen cijfers

Heb je al een functiehuis? De import staat bovenaan je Categorieen-tab. Nog geen functiehuis? Bekijk eerst het uitgewerkte voorbeeld of weeg je eerste functie gratis.

Bekijk het voorbeeld-functiehuis of weeg je eerste functie gratis

De kern

Je loondata staat al klaar in je salarissysteem. De payroll-import haalt er de geaggregeerde cijfers uit die je functiehuis nodig heeft (aantallen m/v en gemiddeld loon per functie), zonder dat je iets overtikt en zonder dat een individueel salaris je computer verlaat. Het rekenwerk gebeurt in je browser, alleen de groepscijfers gaan naar je functiehuis, en de kleine-groep-grenzen zorgen dat een gemiddelde nooit een persoon wordt.

Wil je eerst zien hoe een functiehuis eruitziet voordat je het vult, bekijk dan het uitgewerkte functiehuis voorbeeld. En als je twijfelt wat het geheel kost, lees dan wat een functiehuis het MKB kost.