Zelf een salarisschaal maken in 2026: waarom Excel je in de problemen brengt

Je typt "salarisschaal maken Excel" in Google. Goed instinct: je wilt grip op je beloning zonder meteen duizenden euro's aan een adviesbureau kwijt te zijn. Het internet staat vol met gratis sjablonen, en een tabel met schalen en treden is in een middag in elkaar gezet.

Toch loopt precies die route in 2026 vast. Niet omdat Excel geen tabellen kan, maar omdat een salarisschaal sinds de EU-loontransparantierichtlijn iets anders moet zijn dan een nette tabel: hij moet verdedigbaar zijn. En dat is exact wat de Excel-route je niet geeft.

Dit artikel legt uit waarom, en wat het alternatief is tussen gratis-maar-willekeurig en duur-maar-traag in.

Waarom iedereen voor Excel kiest

De reden is simpel: het alternatief lijkt onbetaalbaar. Een klassiek functiewaarderingstraject via een bureau (ORBA, Hay) begint al snel bij honderden euro's opstartkosten plus een bedrag per functieprofiel. Tel dat op voor tien functies en je zit zo richting de vijf- tot zevenduizend euro, met weken doorlooptijd.

Voor een bedrijf van vijftien man is dat niet realistisch. Dus pak je een sjabloon, kijk je naar een paar vacatures van concurrenten, en vul je de tabel. Begrijpelijk. Maar je lost daarmee het verkeerde probleem op. Een schaal maken is makkelijk. Een schaal die standhoudt als iemand er vragen over stelt, dat is het echte werk.

De vier valkuilen van de Excel-schaal

1. Willekeur in plaats van criteria. In Excel kies je zelf de bedragen. Dat voelt als controle, maar het is precies wat de richtlijn verbiedt. Artikel 4 vraagt dat je beloning rust op objectieve, sekseneutrale criteria. "Dit voelde als een logisch bedrag" is geen criterium. Op het moment dat een werknemer of inspecteur vraagt waaróm een functie in schaal 6 zit en niet in 7, heb je geen antwoord dat de toets doorstaat.

2. Geen benchmark, dus geen marktonderbouwing. Een schaal zonder marktdata is een slag in de lucht. En de term "marktconform" mag straks niet meer als vage dekmantel: je moet concrete bedragen kunnen noemen en laten zien waarop ze rusten. Wat een paar concurrenten in hun vacature zetten is geen benchmark, het is een handvol losse datapunten.

3. Functies die elkaar tegenspreken. Dit is de stille killer. Je bepaalt los het salaris van de senior monteur, en los dat van de teamleider planning. Twee aparte inschattingen, en zonder dat je het merkt komt de monteur hoger uit dan de teamleider, terwijl die laatste in jouw bedrijf duidelijk meer verantwoordelijkheid draagt. Leg een werknemer die twee naast elkaar, en je verhaal valt om. Een tabel garandeert geen onderlinge consistentie; die moet je actief bouwen.

4. Onderhoud dat je onderschat. Een functiehuis veroudert. Functies veranderen, er komen rollen bij, en zonder onderhoudsplan staat je mooie Excel na een paar jaar weer helemaal scheef. De initiële middag werk is niet de kostenpost, het bijhouden is dat.

Wat de wet écht van je vraagt

De loontransparantierichtlijn verplicht je niet tot een duur, formeel systeem. Maar wel tot drie concrete dingen, ongeacht je bedrijfsgrootte:

1. Een salarisrange in elke vacature. Geen "marktconform" meer, maar een echte band of startbedrag.
2. Op verzoek kunnen aantonen dat je loonbeleid objectief en geslachtsneutraal is.
3. Kunnen uitleggen hoe functies zich tot elkaar verhouden, als iemand vraagt waarom collega X meer verdient dan collega Y in een vergelijkbare rol.

De richtlijn benoemt zelf de vier factoren waarop je functies weegt: kennis en vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid, en arbeidsomstandigheden. Dát is het criterium dat je Excel mist. Niet de bedragen, maar de onderbouwing eronder.

(Wil je precies weten welk artikel voor welke bedrijfsgrootte geldt, lees dan wat de loontransparantiewet écht van het MKB vraagt.)

Het midden tussen gratis en duur

De markt biedt je twee uitersten. Gratis (Excel), maar willekeurig en onverdedigbaar. Of een adviesbureau, verdedigbaar maar duur en traag. Het hele midden, snel en goedkoop én verdedigbaar, was er niet.

Daarvoor hebben we loontransparantie.aycabtu.com gebouwd. Dezelfde methode die een bureau hanteert (functies wegen op de vier wettelijke factoren en daar consistente banden van maken), maar zonder het traject van duizenden euro's. In het kort:

• Plak één functie. De vacaturetekst of het functieprofiel volstaat. De tool haalt er automatisch het niveau, de scope en de vereiste vaardigheden uit en zet ze in de vier factoren.
• Jij bevestigt en corrigeert. Het ingevulde formulier is meteen je compliance-document: de objectieve criteria die je toegankelijk moet kunnen maken.
• Je krijgt een onderbouwde band. Minimum, mediaan en maximum met treden, de criteria waarop de band rust, een CAO-notitie, een kant-en-klare salarisregel voor je vacature, en bronvermelding.
• Schaal op naar je hele bedrijf. Meerdere functies bundelt het functiehuis tot één consistente ladder. Bij elke wijziging wordt het hele huis opnieuw doorgerekend, zodat de onderlinge verhoudingen blijven kloppen. Precies de consistentie die Excel je niet geeft.

Wil je eerst zien hoe een uitkomst eruitziet, bekijk dan het voorbeeld-functiehuis van een installatie-MKB met vijf functies.

Wat het kost

Je eerste functie-analyse is gratis, zonder verplichting. Zo zie je wat de tool oplevert voordat je iets betaalt. Daarna is een losse analyse 24,95 euro, zonder abonnement.

Wil je je hele bedrijf in kaart, dan zijn er pakketten vanaf 395 euro. Daarin zit het volledige functiehuis én de Loonverantwoording: een downloadbaar PDF-document met de gehanteerde methode, de gewogen scores per functie op de vier richtlijnfactoren, de criteria per schaal en een compliance-sectie. Dat is het document dat je overlegt als iemand je loonbeleid ter discussie stelt. Bijwerken als functies veranderen kost niets extra. Geen jaarcontract, geen consultant op nacalculatie.

De kern

Zelf een salarisschaal maken is een goed instinct, maar Excel lost het verkeerde probleem op. Een tabel met bedragen is zo gemaakt; een schaal die standhoudt onder de loontransparantiewet vraagt om gedocumenteerde criteria, een echte benchmark en onderlinge consistentie. Dat is geen kwestie van mooier opmaken, het is een andere methode.

Je hoeft daarvoor geen bureau in te huren, en je hoeft het ook niet zelf in een spreadsheet bij elkaar te puzzelen.

Begin met je eerste functie, gratis →